Datenschutzerklärung

Kurzfassung

DocuPilot verarbeitet Belege, Metadaten und Chat-Antworten, um Belege zu strukturieren, Rückfragen zu klären und Monatsreports vorzubereiten. In der aktuellen Testphase ist DocuPilot ein Werkzeug zur Belegorganisation und kein GoBD-konformes Archiv.

Verantwortlicher

Elisa Poljo
Zillestr. 30a
10585 Berlin
E-Mail: info@docu-pilot.de

Welche Daten verarbeitet werden

• Telegram-Chat-ID und Pairing-Status, wenn du den Telegram-Kanal nutzt.
• Belegdateien, Dateimetadaten, OCR-Text, extrahierte Belegdaten und Validierungsergebnisse.
• Antworten auf Rückfragen, z. B. Kategorie oder korrigierter Betrag.
• Technische Betriebsdaten wie Dokument-ID, Status, Fehlercode und Zeitstempel.

Zwecke

• Belege entgegennehmen und verschlüsselt speichern.
• Belegdaten per OCR und KI strukturieren.
• Rückfragen stellen und Antworten verarbeiten.
• Monatsreports und Exportdateien vorbereiten.
• Betriebssicherheit, Fehlersuche und Missbrauchsprävention.

Infrastruktur und Unterauftragnehmer

• Hetzner: Server und Object Storage, Deutschland.
• Aiven: PostgreSQL-Datenbank, Region Frankfurt.
• Telegram: Transportkanal für Chat-Nachrichten und Dateien.
• Google Cloud Vision: OCR-Verarbeitung von Bildern und gerenderten PDF-Seiten.
• OpenAI: strukturierte Extraktion aus OCR-Text.
• Inngest: Event-Orchestrierung für Hintergrundverarbeitung.

Speicherung und Löschung

Speicherort der Kerninfrastruktur: Deutschland / EU. Daten aus dem Testzugang löschen wir auf Wunsch. Ein technischer Nachweis ohne Beleginhalt kann erhalten bleiben. Auch während der Testphase musst du deine Originalbelege entsprechend den gesetzlichen Vorgaben selbst aufbewahren.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch geltend machen. Schreibe dafür an info@docu-pilot.de.